ANBI-zaken

Het beloningsbeleid

De stichting Child & World is een vrijwilligersorganisatie.  Er worden geen salarissen of andere vormen van beloningen uitgekeerd.  CWCE (Child and World Cebu Empower, Inc) is de naam van het werk ter velde. CWCE is een volledig geregistreerde non-profit Filipijnse organisatie. René en Marlyn Willems ontvangen een inkomen uit de projectkosten samenhangend met de benodigde controle en aansturing daarvan en dragen daarnaast voor hun levensonderhoud ook zelf bij uit externe prive inkomsten. 

 

Financieel Jaaroverzicht Child & World Nederland 2014 en 2015

2014 and 2015

 

Verslag van uitgeoefende activiteiten

Op 8 november 2013 werd dit land getroffen door een super tyfoon die aan meer dan 10,000 mensen het leven kostte. Mensen verloren inkomen en tienduizenden woningen verdwenen. Ook in de noordelijke helft van Cebu island en omgeving. In de loop van de daar opvolgende weken werden wij (CWCE in Cebu) door EO-TV rechtstreeks gevraagd naar de mogelijkheid om hierbij technische hulp ter plekke te kunnen aanreiken. Rond nieuwjaar en de eerte 2 maanden van 2014 waren wij intensief betrokken bij de eerste relief-activiteiten. Voedselpakketten voor ruim 1,000 families en 450 nood-daken op wat er van de huisjes nog overeind stond. In Februari 2014 arriveerde een EO-Metterdaad team om samen met ons als CWCE bestuur en de burgemeester van Bantayan Municipality onze komende wederopbouw projecten te bespreken. Over de periode 2014 en 2015 hebben wij samen met EO-Metterdaad gelden en de hier ter plekke verworden fondsen van o.m. ILO (International Labour Organization) het volgende gerealiseerd > op Bantayan island, 20 permanent relocation rij-woningen in het GK-dorp Ticad / 1 groot (240sqm) Livelihood Training Center in hetzelfde dorp TIcad / 1 volledig herbouwd Day Care Center in barangay Marikabban / 1 (140sqm) Livelihood

Training Center in barangay Kawit (Medellin op Cebu Island). Onze Certified Public Accountant financiele rapportages naar de hoofdsponsors EO-Metterdaad/bureau Prisma en het ILO zijn door beide instanties volledig in orde bevonden en als zodanig afgerond

Financieel Jaaroverzicht

Hierbij treft u aan de overzichten voor zowel 2014 als 2015. Hierin kunt u de geleidelijke teruggang in de kleinere particuliere bijdragen vanuit Nederland aflezen. Naast al het werk ter velde, zowel uitvoerend als financieel verslagleggend waren wij helaas onvoldoende in de gelegenheid om de Nederlandse fondesenwerving actief te kunnen ondersteunen, o.m. met het bijhouden van deze website.

Fraude protocol

 

1.Maatregelen ter voorkoming van fraude.

1.1.C&W NL hanteert een transparant administratiesysteem in nauwe samenwerking met CWCE in Cebu en Smartnumbers BV te den Haag.  De Standard Office & financial Procedures liggen schriftelijk vast en zijn bij de grotere donoren bekend.

1.2.Overschrijvingen naar de Filippijnen verlopen uitsluitend bancair en belanden daar op de enige Filippijnse CWCE Euro rekening 483026700030 bij de PNB bank Cebu City Lahug branche.  Opnames of overschrijvingen vanuit die bankrekening (ook wanneer dit interne overboekingen betreft naar de pesos-rekening) vereisen een deugdelijke administratieve voorbereiding middels check-vouchers of interne deposit slips naar de pesos rekening.  Iedere checkvoucher of interne deposit slip draagt altijd twee geregistreerde handtekeningen.  De documenten hiervoor kunnen niet worden aangemaakt door een van de twee officieel benodigde signatories.  Dit is ook een eis van de bank.   

1.3.De administratie van de uitvoerende organisatie (als neerslag van het uitvoerend financieel beleid) wordt op drie onafhankelijke plaatsen en afzonderlijke momenten tot in detail gecontroleerd. 

1.3.1.Ten eerste: Na de voorbereiding door de office staff volgt de Treasurer iedere transactie.  Onduidelijke of niet gedocumenteerde uitgaven worden niet geaccepteerd.  

1.3.2.Ten tweede zijn alle uploaded boekingen en afboekingen bij Smartnumbers zichtbaar en daarmee tevens voor de projectdonor te volgen middels een special inlogcode.  De Jaarstukken en Projectadministraties worden ook door Smartnumbers voorbereid en uitgewerkt.

1.3.3.Ten derde wordt met een accountant (Certified Public Accountant) gewerkt die het narratief opstelt en de cijfers beoordeelt alvorens een akkoord af te geven.

1.4.Het beheer van de ene C&W NL rekening (NL73 INGB 0001 9005 85) en mogelijkheid tot afschrijvingen enzovoorts berust bij één persoon in Nederland, zijnde het officiele adres van de stichting.  Bankpassen waarmee eventueel opnames mogelijk waren, zijn niet langer in omloop.  Er bestaat ook geen toegang vanuit CWCE tot de C&W NL bankrekening. De overige bestuursleden dragen kennis van de transacties.

1.5.Aan de uitvoerende organisatie (UO) kant:  Bij projecten waarvoor inkooptrajecten bestaan, zoals het huidige 30 huizen project hanteren we de navolgende prodecure.  

1.5.1.CWCE werkt op Bantayan met een extern bouwteam > leiding berust bij een Engineer die het contact met de architect bewaakt en die technisch en qua planning bezien de aaansturing bewaakt / Uitvoering o.l.v. een foreman die als eerste aangeeft wat hij vanuit de Bill of Materials of daarnaast nog nodig heeft.  Voorts werkt CWCE met een eigen Project Assisant (extended family member).  Binnen de family culture hier wordt dit als optimaal betrouwbaar ervaren. Dit is de enige persoon die waar nodig kleinere contante uitgaven mag doen vanuit een tot € 300 beperkt Petty Cash Fund.  Dit PCF wordt iedere twee weken gecheckt op gedocumenteerde uitgaven, wordt aangevuld en dient om vertragingen te voorkomen.  De Project Assistant is  voorts degene die wekelijks  de salarissen van het bouwteam uitbetaalt – zie hiervoor 1.5.5.

1.5.2.De foreman werkt volgens vooraf besproken plan en kan niet zelfstandig inkopen, prijsafspraken maken of betalingen verrichten. Hij dient als eerste een Purchase Request in bij de Project Assistant.  Deze bespreekt dit met de Engineer, eventueel met het CWCE management, en stelt bij akkoord een ondertekende PO (Purchase Order) op voor de eveneens vooraf grondig gescreende supplier (prijzen zijn vastgelegd). Zonder PO mag de supplier niet leveren.

1.5.3.Het voltallige team heeft een zogenaamde Values Formation ondergaan.  Dit is uiteraard geen garantie voor later vlekkeloos gedrag, maar de praktijk bij onze partneroganisatie over de jaren leert dat dit wel degelijk helpt.  Met mensen op sleutelposities, zoals de Engineer, de foreman en de Project Assistant zijn schriftelijke afspraken gemaakt.  

1.5.4.De PA stuurt zowel betalingsverzoeken als overzichten, delivery receipts en betalingsbewijzen door naar het CWCE kantoor in Cebu City.  Aldaar wordt alles boekhoudkundig voorbereid en uitsluitend per bank met de supplier verrekend.  Met de suppliers is dit proces afgestemd.

1.5.5.Financiën benodigd voor salarissen, wekelijks in cash, worden na opgave door de Project Assistant van de voor dat moment benodigde hoeveelheid overgemaakt naar een speciaal voor dit doel geopende CWCE PNB bankrekening.  De Project Assistant op Bantayan beschikt als enige over een bankpas uitsluitend voor deze rekening.  Wekelijks volgt hiervoor een verantwoording naar het CWCE kantoor in Cebu. 

1.6.CWCE hanteert een permanent toezicht op kwaliteit – zoals bijvoorbeeld het toepassen van de juiste cement/zandverhouding  en een dagelijkse controle door de PA  van voorraden, gereedschap en andere zaken die het project of de stichting toebehoren. Bij twijfel wordt er gerapporteerd aan het CWCE management.  Wij zoeken het dan verder wel uit.

  

2.Maatregelen om fraude te detecteren wanneer er een vermoeden bestaat.

2.1.Wanneer er hoe dan ook een vermoeden bestaat, hetzij bij enig detail in de geldstromen, malversaties of diefstal bij de uitvoering, of ander frauduleus gedrag van een medewerker of externe werker, wordt er in de eerste plaats melding gemaakt aan CWCE management.  Daar wordt direct actie ondernomen om de juistheid (of liever nog onjuistheid) van dit vermoeden te verifieren.

2.2.Mocht iemand aantoonbaar en opzettelijk op frauduleus gedrag betrapt worden, dan vindt er allereerst een gesprek onder 4 ogen plaats.  De betreffende krijgt de kans de gemaakte fout te herstellen en daarmee melding bij de politie te voorkomen.  In principe wordt daarmee ook van deze persoon afscheid genomen.  Alleen onderbouwd met een bijzondere toelichting kan hiervan worden afgeweken.  Dit laatste is dan een CWCE board of trustees beslissing waarvoor men unaniem dient te besluiten.

 

3.Maatregelen om bij aangetoonde fraude donoren en achterban te informeren.

3.1.C&W Nederland alsmede de donoren van het betreffende project worden zo spoedig mogelijk schriftelijk van het voorval in kennis gesteld.  Daarbij wordt ook een inschatting van de schade genoemd en aangegeven hoe een en ander verder aangepakt zal worden.

3.2.Waar gepast zal de CWCE board of trustees een bredere verklaring afgeven en het voorval op de website en de facebook page vermelden en toelichten.

 
Read more:
 
Ons Verhaal

Hartelijk Dank!

Aan de mensen die ons over de afgelopen bijna 8 jaren gevolgd hebben, in oprechtheid meedachten, gebeden hebben, meehielpen, ondersteunden waar dit mogelijk was en sympathie betuigden waar dit ons een duwtje in de rug kon verschaffen, aan de besturen, organisaties en individuen: Hartelijk dank voor alles – u bent en blijft ten zeerste gewaardeerd. De Nederlandse stichting wordt binnenkort opgeheven en de website zal in de loop van het komende jaar een definitief ander karakter krijgen. CWCE, Inc. Filippijnen gaat verder in samenwerking met andere partijen ter velde. De jaarrekeningen over 2014 en 2015 – die uitsluitend de activiteiten van de Nederlandse stichting Child & World betreffen – worden t.b.v. de Nederlandse autoriteiten en donerende instanties bij deze alsnog gepubliceerd en blijven voorlopig zichtbaar, tezamen met dit bericht.

Marilyn en ik gaan samen verder. Wij zijn en blijven betrokken bij Community Development projecten (zowel kleinschalig als groter) die wij waar maar enigszins mogelijk sinds langere tijd al lokaal financieren of uit eigen middelen overeind hielpen. Voorts richten wij ons nu vooral op de toekomst van de kinderen, reden waarom wij na de voltooing van de bouwprojecten in Cebu einde October 2015 naar Manila (Bulacan) verhuisden. Wij hebben samen geen kinderen, maar Marilyn had al drie opgroeiende kinderen (destijds 17, 15 en 11) toen zij in 2007 plotseling weduwe werd. Wij ontmoetten elkaar December 2010 trouwden in maart 2012. De afgelopen jaren waren voor ons beiden niet eenvoudig qua cultuurverschillen, gewenning en koerswijzigingen ook t.o.v. Nederland. Terugkijkend blij dat we we elkaar mochten blijven vasthouden. Het gaat met ons als gezin inmiddels een stuk beter. De oudste, Mark Joseph van 26 heeft een vaste baan bij een call center, Suzane (24) studeert Business Administration/Marketing en gaat in Juni haar derde jaar in van een 4-jarig Bachelors programma, en Stephen doet het goed binnen het hier onlangs geintroduceerde Senior High School programma. Voor hem volgt hierna nog een 3-jarig Civil Engineering programma. Voorts zorgen wij hier voor 2 van Marlyns kleinkinderen, onze schatten Shana (bijna 9) en Cyrus (6) die destijds iets aan de vroege kant onze wereld kwamen binnenrollen. Al bij al een zegen die wij dankbaar omarmen, en waar wij beiden nog iedere dag gemotiveerd hard voor werken.

Mocht u ons willen schijven, dan kan dat per email op This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. .

Vrede en alle goeds, René & Marilyn Willems

Read more: